Alles im Blick: Check-Liste

Ihr Zeitplan für eine stressfreie Vorbereitung

Noch 6 Monate bis zur Feier...

  • Terminabstimmung, z. B. mit Familie oder Mitarbeitern
  • Gästeliste aufstellen
  • Kostenplan aufstellen: Welches Budget steht zur Verfügung?
  • Raumbuchung bzw. Ort des Festes auswählen

Noch 4 Monate...

  • Einladungskarten in Auftrag geben
  • Fotografen kontaktieren
  • Partyservice kontaktieren
  • Standmobiliar und technische Ausrüstung bestellen
  • Musikalische und künstlerische Unterhaltung organisieren
  • Geschenkeliste erstellen
  • Einladungen versenden (Wegbeschreibung nicht vergessen!)

Noch 3 Monate...

  • Teilnehmerzahl feststellen
  • Servicepersonal festlegen und buchen
  • Besondere Wünsche der Redner bzw. Seminarleiter abfragen
  • Materialbestand prüfen: Muss etwas nachbestellt werden?

Noch 4 Wochen...

  • Unterlagen zusammenstellen
  • Zeitplan für den Tag festlegen
  • Aufgabenverteilung festlegen
  • Materialliste (Dekoration, Namensschilder usw.) aufstellen
  • Gästeliste prüfen: wurde jemand vergessen?
  • Unterkunft für auswärtige Gäste reservieren
  • Bei grösseren Veranstaltungen Garderobenservice organisieren
  • Sind ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden?

Noch 2 Wochen...

  • Blumendekoration bestellen
  • Mit Partyservice Details durchsprechen
  • Namensschilder erstellen
  • Kongress- oder Seminarunterlagen zusammenstellen
  • Bewertungsbogen für Nachbereitung erstellen
  • Reservierungen und Terminabsprachen bestätigen lassen

Noch 1 Woche...

  • Presseeinladungen versenden
  • Raumbeschilderung erstellen
  • Test der teschnischen Ausstattung

Am Tag der Veranstaltung...

  • Blumenschmuck abholen
  • Namensschilder und Dekoration aufstellen lassen
  • Tagungsmappen und Teilnehmerliste bereitlegen
  • Beschilderung anbringen
  • Servicepersonal einweisen